Vedtægter

Vedtægter

Foreningen H.C. Andersen Litteraturkomite

1 – NAVN

Foreningens navn er H.C. Andersen Litteraturkomite.

2 – HJEMSTED

2.1 Foreningen har hjemsted i Københavns Kommune.

3 – GRUNDLAG, FORMÅL OG PRINCIPPER FOR MODTAGELSE AF H.C. ANDERSEN LITTERATURPRIS

3.1 Stifterne af foreningen ønsker at hylde H.C. Andersen, som den største og mest betydningsfulde danske forfatter gennem tiderne ligesom stifterne ønsker at foreningen hylder H.C. Andersen som forfatter i den internationale verdenselite.

3.2 Formålet med foreningen er at hylde og skabe opmærksomhed omkring H.C. Andersen og dennes forfatterskab. Formålet med foreningen er tillige at hylde de nulevende forfattere, som genremæssigt og/eller fortællerkunstnerisk nærer slægtskab med H.C. Andersen, og som ligeledes som forfattere tilhører den internationale verdenselite.

3.3 Formålet søges fremmet ved at rejse økonomiske midler fra sponsorer. På baggrund af disse sponsorater uddeler foreningen hvert andet år typisk i oktober måned eller efter foreningens skøn en pris, der benævnes H.C. Andersens Litteraturpris (H.C. Andersen Litterature Award). Prisen består af et kontant vederlag, en skulptur samt et diplom. Prisen tildeles en forfatter, som efter foreningens skøn lever op til de standarder, der er anført i pkt. 3.2.

3.4 Det er en betingelse for modtagelse af H.C. Andersen Litteraturpris, at den af foreningen valgte forfatter møder personligt op til prisoverrækkelsen på den af foreningens bestyrelse fastsatte dato for prisoverrækkelsen. Modtageren skal i forbindelse med offentliggørelsen af vedkommende forfatter som modtager erklære at være indforstået med at deltage i markeringen af overrækkelsen over tre dage i både Odense og København i overensstemmelse med det af bestyrelsen fastsatte program. Modtageren skal også afholde en gæsteforelæsning på SDU Odense eller anden akademisk institution efter foreningens skøn.

3.5 Ind til og med maj måned i året for prisoverrækkelsen kan foreningen udpege en anden modtager af prisen, hvis den udpegede modtager efter bestyrelsens skøn ikke forventes at møde personligt op til prisoverrækkelsen eller hvis modtageren erklærer eller ved sine handlinger viser ikke at ville møde op til prisoverrækkelsen.

3.6 Ved særlige uforudsete udfordringer opstået i perioden fra og med juni i prisoverrækkelsesåret kan foreningen efter foreningens nærmere skøn udskyde prisoverrækkelsen i op til 6 måneder fra den planlagte dato. Dette kan alene ske, hvis planlagte arrangementer forbundet med prisoverrækkelsen kan blive aflyst uden økonomisk ulempe for HC Andersen Litteraturkomiteen. Kan dette ikke ske, bliver de planlagte festligheder afholdt med tilpasninger fastsat efter foreningens skøn og endelige beslutning.

3.7 Hvis prismodtageren uanset årsag ikke møder frem til prisoverrækkelsen og foreningen ikke inden for de i disse vedtægter fastsatte frister kan udpege en anden pris-modtager jf. pkt. 3.5, er modtageren berettiget til H.C. Andersen Litteraturprisen og vil blive optaget som sådan på foreningens hjemmeside m.v., men modtageren er ikke berettiget til den del af prisen, der udgør et kontant vederlag. Modtagelse af det kontante vederlag forudsætter således personligt fremmøde og deltagelse i det af foreningen planlagte eller det mellem foreningen og prismodtageren fastlagte program for fejring af H.C. Andersen og H.C. Andersen Litteraturprisen. Ved prismodtagerens manglende fremmøde afholder foreningen i stedet et HC Andersen æresseminar med diverse symposier og markeringer af H.C. Andersen og litteraturen.

3.8 Foreningen kan under foreningens formål indgå samarbejdsaftaler, herunder aftaler med offentlige myndigheder. Foreningen sikrer, at der ved uddeling af en pris til en forfatter finder en passende markering sted i form af arrangementer målrettet offentligheden m.v.

4 – KAPITAL

4.1 Foreningens kapital består på stiftelsestidspunktet af 5.000 kr., der udgør et bankindestående.

4.2 Foreningens kapital skal anvendes i overensstemmelse med foreningens formål. Foreningens bestyrelse beslutter suverænt og som eneste kompetente organ til at disponere over foreningens midler, hvorledes foreningens kapital bedst anvendes i overensstemmelse med foreningens formål.

4.3 Foreningens bestyrelse skal til enhver tid tilstræbe, at der henlægges økonomiske midler til konsolidering af foreningen, således at foreningen kan fortsætte sit sædvanlige virke.

4.4 Foreningen kan modtage donationer, men også ansøge herom.

4.5 Det er ikke hensigten at opbygge en større kapital, og som udgangspunkt anmodes enhver bidragsyder derfor om, at ydede bidrag kan anvendes til den løbende drift forbundet med uddeling af priser eller konkrete projekter, der skal fremme formålet.

5 – LEDELSE

5.1 Foreningen ledes af en bestyrelse på 3 – 9 medlemmer. Bestyrelsen, der er selvsupplerende, er foreningens øverste myndighed. Bestyrelsen har enekompetence til at disponere med bindende virkning for foreningen, herunder disponere over foreningens midler til opfyldelse af foreningens formål.

5.2 Bestyrelsen kan efter bestyrelsens skøn oprette en eller flere stående komitéer, advisory boards, eller lignende som efter opdrag fra bestyrelsen og inden for formålet skal udarbejde oplæg og idegrundlag for foreningens videre arbejde. Alle sådanne stående komitéer er underlagt bestyrelsen, der til enhver tid kan oprette og opløse en komite med respekt af foreningens formål. Bestyrelsen udpeger og afskediger medlemmerne til en komité. Bestyrelsen fastægger formålet og arbejdsområdet for en nedsat komite. En af bestyrelsen nedsat komite kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med bestyrelsen indgå aftaler eller i øvrigt disponere med bindende virkning for foreningen, idet dette alene tilkommer bestyrelsen.

6 – BESTYRELSENS KONSTITUTION OG VIRKE

6.1 Foreningens første bestyrelse udpeges af stifterne. Bestyrelsen udpeger selv sin formand og næstformand. Bestyrelsen udgør samtidig foreningens priskomite.

6.2 Efterfølgende medlemmer af bestyrelsen vælges af den til enhver tid værende bestyrelse, dog kan et medlem af bestyrelsen alene vælges, hvis 2/3 af bestyrelsen peger på vedkommende.

6.3 Et bestyrelsesmedlem er udpeget for fire år ad gangen. Et bestyrelsesmedlem kan på et hvilket som helst tidspunkt udtræde af bestyrelsen. Bestyrelsen beslutter, om et nyt medlem skal udpeges i tilfælde af et medlems udtræden før tid. Bestyrelsesmedlemmer kan genvælges.

6.4 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, der for at være gyldig skal godkendes og underskrives af mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer.

6.5 Bestyrelsesmøder afholdes mindst to gange årligt med højst seks måneders mellemrum. Bestyrelsesformanden eller to bestyrelsesmedlemmer kan indkalde til et ekstra-ordinært bestyrelsesmøde, når dette skønnes nødvendigt.

6.6 Bestyrelsesmedlemmer er pligtig at deltage på bestyrelsesmøder med undtagelse af lovligt forfald.

6.7 Såfremt et bestyrelsesmedlem ikke er i stand til at være fysisk til stede ved et bestyrelsesmøde, kan et bestyrelsesmedlem deltage elektronisk via enten skype, telecon e.l.

6.8 Indkaldelse finder sted skriftligt med angivelse af mødedatoen med mindst 14 dages varsel. I ekstraordinære tilfælde kan bestyrelsesmøder dog indkaldes telefonisk med dags varsel, såfremt dette er nødvendigt. Indkaldelse sker med samtidig fremsendelse af dagsorden for bestyrelsesmødet, medmindre kravet om dagsorden grundet indkaldelsens ekstraordinære karakter af formanden vurderes som værende ufornøden.

6.9

Dagsordenen for kalenderårets første bestyrelsesmøde skal som minimum indeholde:

  • Gennemgang af forrige års regnskab, eventuelt ved foreningens revisor, og foreningens økonomiske situation
  • Bestyrelsens beretning over foreningens arbejde i det foregående år
  • Indstilling af kandidater og valg til bestyrelsen
  • Opfyldelse af strategiske målsætninger og evt. fastsættelse af nye strategiske målsætninger for de kommende år

Eventuelt valg af revisor for det kommende år

6.10

Dagsordenen for kalenderårets sidste bestyrelsesmøde skal som minimum indeholde:

  • Forventninger til næste års regnskab, eventuelt ved foreningens revisor, og foreningens økonomiske situation
  • Bestyrelsens beretning over foreningens arbejde i det foregående år
  • Indstilling af kandidater og valg til bestyrelsen

Opfyldelse af strategiske målsætninger og evt. fastsættelse af nye strategiske målsætninger for de kommende år

6.11 Bestyrelsens møder ledes af formanden eller en af bestyrelsen valgt dirigent.

6.12 Over bestyrelsesmøderne føres beslutningsreferat, som underskrives af formanden og referenten.

6.13 Bestyrelseshvervet er ulønnet, medmindre bestyrelsen beslutter andet. Et honorar for bestyrelseshvervet skal være rimeligt og skal til enhver tid respektere foreningens administrative drift og formål, herunder særligt uddeling af priser og foreningens konsolidering og fastsat i overensstemmelse med, hvad der gælder for internationale foreninger af tilsvarende karakter.

6.14 Bestyrelsen varetager foreningens tarv udadtil og indadtil og er ansvarlig for foreningens drift og for, at foreningen implementerer sine formål.

7 – BESTYRELSENS BESLUTNINGER

7.1 Bestyrelsen er beslutningsdygtig (quorum), når mere end halvdelen af dens medlemmer er til stede.

7.2 Beslutninger træffes, medmindre andet er bestemt i vedtægterne, ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

7.3 Beslutning om ændringer af vedtægterne kan kun vedtages, når 2/3 af den samlede bestyrelses medlemmer stemmer for forslaget.

7.4 Beslutning om foreningens opløsning, herunder likvidation, besluttes i overensstemmelse med pkt. 15.

7.5 Dersom bestyrelsen ikke kan opfylde sine økonomiske forpligtelser efterhånden som disse forfalder, skal foreningen lade sig opløse, medmindre en sådan insolvens er midlertidig.

8 – KOMITÉER

8.1 Bestyrelsen udgør samtidig foreningens priskomite.

8.1.1 Priskomitéen er ansvarlig for uddeling af H.C. Andersens Litteraturpris, som anført i pkt. 3.3, herunder særligt udvælgelsen af forfatterkandidater, der indstilles til prisen.

8.1.2 Priskomitéen nedsætter et akademisk udvalg, bestående af fem litteraturforskere, ansat ved Syddansk Universitet. Blandt de fem medlemmer vælges en formand for udvalget. Medlemmerne af det akademiske udvalg vælges for fire år ad gangen. Med-lemmerne kan genvælges.

8.1.3 Det akademiske udvalg har til opgave senest atten (18) måneder inden overrækkelse af en H.C. Andersen Litteraturpris at indstille 3-5 forfattere til priskomitéen til modtagelse heraf. Forfatterne skal opfylde de i pkt. 3 definerede kriterier. En sådan indstilling skal indleveres skriftligt med motivation og prioritering af de indstillede kandidater.

8.1.4 Alle indstillinger er strengt fortrolige for alle andre end medlemmerne af priskomitéen og det akademiske udvalg. Kandidaterne må heller ikke oplyses om deres kandidatur.

8.2 Bestyrelsen kan beslutte at nedsætte øvrige komitéer i overensstemmelse med pkt. 5.2.

9 – ANVENDELSE AF MIDLER

9.1 Bestyrelsen beslutter, hvordan de indkomne midler skal anvendes i overensstemmelse med formålet og efter drøftelser med foreningens komitéer, herunder priskomiteen.

10 – MEDARBEJDERE
10.1 Bestyrelsen varetager foreningens daglige og overordnede drift.

10.2 Foreningen skal som udgangspunkt ikke have nogen ansatte, men bestyrelsen kan vælge at tilknytte personer til at bistå foreningen på de vilkår, som er de for foreningen bedst egnede.

10.3 Bestyrelsen kan dog efter eget skøn beslutte på projektlignende vilkår at antage assistance i forbindelse med afholdelse af arrangementer.

10.4 Bestyrelsen fastsætter foreningens lønpolitik.

11 – TEGNINGSREGEL

11.1 Foreningen tegnes af formanden eller næstformanden og et bestyrelsesmedlem i forening.

12 – HÆFTELSE

12.1 Foreningen hæfter alene med sin formue.

12.2 Foreningen hæfter alene for de forpligtelser, som bestyrelsen i overensstemmelse med vedtægterne pådrager foreningen.

12.3 Der påhviler ikke bestyrelsens medlemmer eller andre udpeget af bestyrelsen til at udføre arbejde i foreningens interesse nogen personlige forpligtelser i forbindelse med deres hverv i foreningen, herunder i forbindelse med de forpligtelser foreningen påtager sig.

12.4 Der tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring på sædvanlige vilkår.

13 – REGNSKAB

13.1 Regnskabsåret følger kalenderåret. Første regnskabsår løber fra stiftelsen og ind til den 31. december 2016.

13.2 Bestyrelsen er ansvarlig for foreningens budgetter og regnskaber. Bestyrelsen antager efter behov regnskabsmæssig bistand.

14 – REVISION

14.1 Bestyrelsen kan beslutte, at foreningens regnskaber skal revideres. I så fald finder pkt. 14.2 anvendelse.

14.2 Regnskabet, der udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik, revideres af en revisor, der antages af bestyrelsen. Revisoren skal til enhver tid være i stand til at rapportere i henhold til særlige krav til revision og rapportering, som foreningen kan være underlagt som følge af, at foreningen modtager donationer mv. Revisor skal på opfordring kunne dokumentere, at revisor opfylder de krav, som stilles til revisor.

14.3 I tilknytning til regnskabet skal bestyrelsen udarbejde en årsberetning.

15 – OPLØSNING

15.1 Eventuel opløsning af foreningen, hvilket kræver at mindst 2/3 af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for, skal besluttes på to på hinanden følgende bestyrelsesmøder, der bliver afholdt med mindst en måneds mellemrum.

Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den 18. maj 2016 og som ændret på foreningens bestyrelsesmøde den 29. januar 2018